Bestellung an den Einkauf, Rechnung an die Buchhaltung: Was im B2B-Geschäft selbstverständlich klingt, war bei vielen Onlineshops bisher unnötig umständlich.
Deshalb haben wir unseren BOXLAB Onlineshop um eine neue Funktion speziell für Geschäftskunden erweitert: Für Rechnungen und Gutschriften kann jetzt eine separate E-Mail-Adresse hinterlegt werden – unabhängig von der E-Mail-Adresse des Kundenkontos.
Damit können Bestellungen weiterhin über den gewohnten persönlichen oder zentralen Shop-Account erfolgen, während die zugehörigen Rechnungsunterlagen direkt an die richtige Stelle im Unternehmen gehen.
Eine Bestellung – unterschiedliche Ansprechpartner
Gerade bei Geschäftskunden sind Besteller und Rechnungsempfänger häufig nicht dieselbe Person.
Ein Mitarbeiter aus Einkauf, Logistik, Gefahrgut oder Produktion bestellt beispielsweise benötigte Kennzeichnungen und Zubehör über seinen bestehenden BOXLAB Account. Die Rechnung soll anschließend jedoch direkt an die Buchhaltung, ein zentrales Rechnungspostfach oder eine externe Rechnungsverarbeitung gehen.
Bisher musste dafür häufig mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen gearbeitet oder die Rechnung nachträglich intern weitergeleitet werden.
Mit unserer neuen Funktion lässt sich dieser Prozess bereits direkt beim Bestellabschluss festlegen.
So funktioniert die separate Rechnungs-E-Mail-Adresse
Im Bestellabschluss befindet sich jetzt der zusätzliche Bereich „E-Mail-Adressen“.
Dort wird zunächst transparent die E-Mail-Adresse des bestehenden Kundenkontos angezeigt. Soll die Rechnung an eine andere Adresse gehen, kann einfach die Option
„Ich möchte eine andere E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand angeben.“
aktiviert werden.
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Anschließend lässt sich beispielsweise ein zentrales Rechnungspostfach wie invoices@firma.de hinterlegen.
Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Die abweichende Adresse kann nur für die aktuelle Bestellung verwendet oder als dauerhafte Einstellung für zukünftige Bestellungen gespeichert werden.
Für eine einmalige Verwendung ist kein zusätzliches Speichern erforderlich. Wird die dauerhafte Option gewählt, steht die hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse bei zukünftigen Bestellungen wieder zur Verfügung.
Die Konto-E-Mail-Adresse bleibt unverändert
Ein für uns wichtiger Punkt bei der Umsetzung: Die E-Mail-Adresse des eigentlichen Kundenkontos wird nicht verändert.
Login, Kundenkonto und bestehende Zuordnung bleiben damit erhalten.
Die zusätzliche Adresse dient ausschließlich dazu, den Rechnungsversand besser an die internen Abläufe des jeweiligen Unternehmens anzupassen.
Auch eine dauerhafte Rechnungs-E-Mail-Adresse kann im Kundenkonto wieder geändert oder auf die normale Konto-E-Mail-Adresse zurückgesetzt werden.
Entwickelt für typische B2B-Prozesse
Die Funktion ist bewusst nicht als kompliziertes Zusatzmodul aufgebaut. Sie ergänzt den bestehenden Bestellprozess genau dort, wo die Information benötigt wird.
Das bringt vor allem diese Vorteile:
Direkt zum Empfänger
Ein separates Rechnungspostfach oder die zuständige Buchhaltung kann unabhängig vom Besteller verwendet werden.
Einmalig oder dauerhaft
Projektbezogene Sonderfälle sind ebenso möglich wie eine dauerhaft abweichende Rechnungsadresse.
Kundenkonto bleibt
Die bestehende Konto-E-Mail-Adresse und der Login bleiben unverändert. Eingangsbestätigungen kommen weiterhin an die Konto-Mail.
Weniger Weiterleitungen
Rechnungsinformationen müssen nach dem Einkauf nicht erst innerhalb des Unternehmens an die zuständige Abteilung weitergegeben werden.
Kleine Funktion, weniger Umwege
Gerade im B2B-E-Commerce sind es häufig nicht die spektakulären Funktionen, die einen Bestellprozess verbessern. Entscheidend ist, ob ein Shop die tatsächlichen Abläufe seiner Kunden berücksichtigt.
Ein Einkauf besteht eben nicht immer nur aus einer Person und einer E-Mail-Adresse.
Mit der separaten Rechnungs-E-Mail-Adresse möchten wir deshalb einen weiteren kleinen, aber praktischen Schritt hin zu einem flexibleren B2B-Bestellprozess gehen.
Die neue Funktion steht ab sofort im BOXLAB Onlineshop zur Verfügung.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich Rechnungen an eine andere E-Mail-Adresse senden lassen?
Ja. Im BOXLAB Onlineshop können Sie beim Bestellabschluss eine separate E-Mail-Adresse für Rechnungen und Gutschriften angeben. Ihre normale Konto-E-Mail-Adresse bleibt dabei unverändert.
Kann die Rechnungs-E-Mail-Adresse nur für eine Bestellung verwendet werden?
Ja. Sie können eine abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse einmalig für die aktuelle Bestellung verwenden, ohne Ihre dauerhafte Einstellung im Kundenkonto zu ändern.
Kann ich eine Rechnungs-E-Mail-Adresse dauerhaft hinterlegen?
Ja. Wenn Rechnungen beispielsweise grundsätzlich an Ihre Buchhaltung oder ein zentrales Rechnungspostfach gesendet werden sollen, können Sie die separate Rechnungs-E-Mail-Adresse für zukünftige Bestellungen speichern.
Wird dadurch meine E-Mail-Adresse für das Kundenkonto geändert?
Nein. Ihre bestehende Konto-E-Mail-Adresse bleibt unverändert. Die zusätzliche E-Mail-Adresse wird ausschließlich für den Versand von Rechnungen und Gutschriften verwendet.
Kann ich die separate Rechnungs-E-Mail-Adresse wieder ändern?
Ja. Eine dauerhaft hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse kann im Kundenkonto jederzeit geändert oder wieder auf die reguläre Konto-E-Mail-Adresse zurückgesetzt werden.
Für wen ist eine separate Rechnungs-E-Mail-Adresse sinnvoll?
Die Funktion ist insbesondere für Unternehmen sinnvoll, bei denen Bestellungen und Rechnungsbearbeitung von unterschiedlichen Personen oder Abteilungen übernommen werden. So kann beispielsweise der Einkauf bestellen, während Rechnungen direkt an die Buchhaltung oder ein zentrales Rechnungspostfach gesendet werden.
